Tanda Tangan Elektronik vs Tanda Tangan Digital: Apa Bedanya?

Tanda tangan digital secara rinci

Tanda tangan digital bekerja dengan sepasang kunci kriptografi. Penanda tangan memegang kunci privat, sering di kartu pintar, token USB, atau layanan cloud yang aman. Kunci publik pasangannya ada di dalam sertifikat elektronik yang diterbitkan penyelenggara sertifikasi yang sudah memverifikasi identitas penanda tangan.

Saat Anda menandatangani:

1. Software menghitung "hash" dokumen, sidik jari pendek yang unik untuk isi dokumen persis saat itu.
2. Kunci privat Anda mengenkripsi hash itu. Hasilnya adalah tanda tangan, yang disematkan di PDF bersama sertifikat Anda.

Saat seseorang membuka dokumen:

1. Pembaca PDF menghitung hash dokumen dalam kondisinya sekarang.
2. Pembaca memakai kunci publik dari sertifikat untuk membuka tanda tangan dan mendapatkan hash aslinya.
3. Jika kedua hash sama, dokumen tidak berubah sejak ditandatangani. Jika berbeda, pembaca menandai tanda tangan sebagai tidak valid.
4. Pembaca memeriksa bahwa sertifikat Anda diterbitkan penyelenggara tepercaya dan belum dicabut.

Ini memberi tiga jaminan yang tidak bisa diberikan sebuah gambar: identitas (penyelenggara menjamin siapa Anda), integritas (perubahan apa pun membatalkan tanda tangan), dan nirsangkal (hanya kunci privat Anda yang bisa membuatnya).

Di Adobe Acrobat dan pembaca lain, PDF yang ditandatangani secara digital menampilkan panel tanda tangan dengan centang hijau atau peringatan, beserta detail penanda tangan dan sertifikatnya.

Apa kata hukum

Aturannya berbeda di tiap negara, tapi banyak yang mengikuti pola bertingkat yang serupa. Bagian ini adalah gambaran umum, bukan nasihat hukum.

Indonesia: UU ITE dan PP 71 Tahun 2019

UU Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya, dan Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, membedakan dua jenis tanda tangan elektronik:

• Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi: dibuat tanpa jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Gambar tanda tangan di PDF, tanda tangan yang digambar di aplikasi, atau klik persetujuan termasuk di sini.
• Tanda tangan elektronik tersertifikasi: dibuat dengan sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia yang terdaftar dan diakui pemerintah, misalnya Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) di bawah BSSN untuk instansi pemerintah, serta penyelenggara swasta seperti PrivyID dan Peruri.

Keduanya memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah, selama memenuhi persyaratan undang-undang: data pembuatan tanda tangan terkait hanya dengan penanda tangan, perubahan setelah penandatanganan bisa diketahui, dan ada cara mengidentifikasi penanda tangan. Tanda tangan tersertifikasi memiliki nilai pembuktian yang lebih kuat karena memenuhi persyaratan itu secara teknis. Banyak layanan pemerintah, sebagian proses perbankan, dan dokumen tertentu mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi.

Uni Eropa: eIDAS

Regulasi eIDAS mengenal tiga tingkat: tanda tangan elektronik sederhana (simple), lanjutan (advanced, praktisnya berbasis sertifikat), dan berkualifikasi (qualified, memakai sertifikat dan perangkat berkualifikasi dari penyelenggara yang tercantum di Trusted List Uni Eropa). Tanda tangan berkualifikasi setara tanda tangan basah di seluruh negara anggota.

Amerika Serikat: ESIGN dan UETA

Hukum federal ESIGN Act dan Uniform Electronic Transactions Act di tingkat negara bagian memberi tanda tangan elektronik keabsahan yang sama dengan tanda tangan basah untuk sebagian besar transaksi, selama para pihak sepakat bertransaksi secara elektronik. Tidak ada teknologi tertentu yang diwajibkan. Pengecualiannya termasuk surat wasiat dan sebagian dokumen hukum keluarga.

Dokumen yang biasanya belum bisa ditandatangani secara elektronik

Di banyak negara, beberapa dokumen masih membutuhkan tanda tangan basah atau notaris: surat wasiat, akta peralihan hak atas tanah dan bangunan, sebagian surat kuasa, dokumen terkait perkawinan, dan dokumen tertentu di pengadilan. Di Indonesia, akta notaris dan akta PPAT tunduk pada aturan jabatan notaris dan pertanahan. Selalu periksa aturan untuk dokumen yang spesifik.

Mana yang Anda butuhkan?

Ajukan tiga pertanyaan.

1. Apakah penerima menyebutkan jenisnya? Jika portal pemerintah, bank, atau tender meminta "tanda tangan digital", "tanda tangan elektronik tersertifikasi", atau menyebut PSrE tertentu, gambar tanda tangan tidak akan diterima. Pakai layanan yang mereka sebut atau sertifikat dari penyelenggara yang diakui.

2. Seberapa besar taruhannya? Untuk keanggotaan gym, perjanjian freelance bernilai kecil, surat izin sekolah, atau NDA, tanda tangan elektronik biasa sudah lazim. Untuk kontrak bisnis bernilai besar, pertimbangkan platform tanda tangan elektronik yang mencatat jejak audit, atau tanda tangan tersertifikasi.

3. Seberapa mungkin terjadi sengketa? Jika Anda menduga pihak lain bisa menyangkal pernah menandatangani, bukti yang lebih kuat akan membantu. Jejak audit (siapa membuka dokumen, dari email dan IP mana, kapan) atau tanda tangan tersertifikasi memberi bukti itu.

Cara menandatangani PDF dengan tanda tangan elektronik

Untuk kebutuhan sehari-hari, ini proses yang rapi dengan tool browser yang menjaga dokumen tetap di perangkat Anda.

1. Buka dokumen di Tanda Tangan PDF.
2. Buat tanda tangan. Gambar dengan mouse, jari, atau stylus; ketik nama dengan huruf tulisan tangan; atau unggah foto tanda tangan di kertas putih (tool menghapus latar putihnya).
3. Tempatkan. Seret ke garis tanda tangan dan ubah ukurannya dengan pegangan di sudut. Pakai panah halaman untuk menambahkan paraf di halaman lain.
4. Tambahkan tanggal jika formulir memintanya. Isi kolom tanggal di pembaca PDF sebelum menandatangani, atau tambahkan teks kecil dengan Watermark PDF.
5. Unduh PDF yang sudah ditandatangani.
6. Jika perlu, flatten. Flatten PDF dengan opsi seluruh halaman menyatukan tanda tangan dengan gambar halaman, sehingga tidak bisa diangkat sebagai objek terpisah.
7. Kirim dari alamat email yang biasa Anda pakai. Email itu menjadi bagian dari bukti bahwa Anda yang menandatangani.
8. Simpan salinan versi sebelum dan sesudah ditandatangani.

Tips agar tanda tangan terlihat rapi

• Tanda tangani lebih besar dari yang dibutuhkan, lalu perkecil. Tanda tangan kecil yang digambar dengan mouse terlihat gemetar.
• Pakai stylus atau jari di ponsel jika bisa.
• Tinta biru membantu orang membedakan dokumen asli dari fotokopi hitam putih.
• Jika mengunggah foto, potret di siang hari di atas kertas putih polos, dengan ponsel sejajar kertas.

Melindungi PDF yang sudah ditandatangani

Tanda tangan berupa gambar tidak mencegah siapa pun mengedit dokumen setelahnya. Beberapa langkah menaikkan standarnya:

• Flatten agar kolom formulir dan tanda tangan menjadi bagian halaman.
• Kunci dengan Kunci PDF dan larang pengeditan, sehingga pembaca biasa tidak akan mengubahnya.
• Simpan versi yang Anda kirim beserta email pengirimannya.
• Bandingkan setiap salinan yang dikirim balik dengan versi Anda menggunakan Bandingkan PDF. Jika ada angka atau pasal yang diubah, perubahan itu akan tersorot.

Langkah-langkah ini tidak memberi jaminan kriptografis seperti tanda tangan digital, tapi bersama-sama membuat perubahan diam-diam mudah ketahuan dan meninggalkan catatan yang jelas.

Cara membuat tanda tangan digital tersertifikasi

Jika Anda butuh tanda tangan berbasis sertifikat:

1. Dapatkan sertifikat dari penyelenggara sertifikasi. Di Indonesia, pilih PSrE yang terdaftar di kementerian yang membidangi komunikasi dan digital; ASN dan instansi pemerintah biasanya memakai BSrE. Pendaftaran umumnya meliputi verifikasi identitas dengan KTP elektronik dan swafoto.
2. Pasang aplikasi penyelenggara atau pakai layanan tanda tangan berbasis cloud mereka.
3. Tanda tangani di aplikasi yang kompatibel. Adobe Acrobat, aplikasi milik penyelenggara, atau portal tanda tangan yang disediakan instansi.
4. Jangan mengedit file setelah ditandatangani. Perubahan apa pun, bahkan memutar halaman atau mengompres file, membatalkan tanda tangan. Kompres, gabung, dan beri nomor halaman sebelum menandatangani.

Poin terakhir sering membuat orang tersandung. Jalankan semua tool PDF lain terlebih dulu, lalu bubuhkan tanda tangan digital sebagai langkah paling akhir.

Jalan tengah: platform tanda tangan elektronik

Di antara gambar tanda tangan biasa dan tanda tangan tersertifikasi, ada pilihan ketiga yang banyak dipakai bisnis: platform tanda tangan elektronik. Cara kerjanya:

1. Anda mengunggah dokumen dan memasukkan email para penanda tangan.
2. Setiap penanda tangan menerima tautan, membuka dokumen di browser, lalu menandatangani.
3. Platform mencatat jejak audit: kapan email dikirim dan dibuka, alamat IP dan perangkat yang dipakai, waktu penandatanganan, dan hash dokumen akhir.
4. Setelah semua menandatangani, platform menyegel PDF dengan tanda tangan digitalnya sendiri dan melampirkan sertifikat penyelesaian.

Sebagian penyelenggara di Indonesia menggabungkan model ini dengan sertifikat PSrE untuk setiap penanda tangan, sehingga hasilnya tersertifikasi. Konsekuensinya, dokumen dikirim ke server platform. Pilih platform dengan ketentuan pengelolaan data yang jelas.

Menandatangani lewat HP

Banyak orang menandatangani dokumen sambil bepergian. Cara browser bekerja baik di ponsel:

• Simpan PDF dari email atau WhatsApp ke aplikasi Files atau Download, lalu buka Tanda Tangan PDF di browser dan pilih file itu.
• Gambar dengan jari di kotak tanda tangan. Putar ponsel ke posisi lanskap agar ruangnya lebih lega.
• Tempatkan tanda tangan dengan satu jari dan ubah ukurannya dengan pegangan di sudut.
• Unduh, lalu lampirkan file yang sudah ditandatangani ke balasan Anda.

Tanda tangan Anda tidak pernah keluar dari ponsel, dan Anda tidak perlu memasang aplikasi yang meminta akses ke semua file.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah materai elektronik sama dengan tanda tangan digital? Tidak. E-Meterai adalah meterai dalam bentuk elektronik untuk memenuhi kewajiban bea meterai pada dokumen tertentu, diterbitkan melalui distributor resmi. Ia bisa dibubuhkan bersama tanda tangan, tapi fungsinya berbeda: meterai berkaitan dengan pajak dokumen, tanda tangan berkaitan dengan persetujuan dan identitas.

Bolehkah tanda tangan elektronik dipakai untuk kontrak kerja? Untuk sebagian besar perjanjian kerja antara perusahaan dan karyawan, tanda tangan elektronik umumnya diterima. Ikuti kebijakan perusahaan, yang mungkin mensyaratkan platform tertentu.

Apakah tanda tangan saya disimpan oleh tool ini? Tidak. Tanda tangan hanya ada di tab browser dan hilang saat tab ditutup.

Bagaimana jika penerima menolak tanda tangan berupa gambar? Tanyakan jenis tanda tangan yang mereka terima dan penyelenggaranya, lalu pakai layanan itu.

Kesalahpahaman yang umum

"Tanda tangan hasil scan tidak sah." Biasanya sah untuk perjanjian biasa. Yang penting niat dan bukti.

"Tanda tangan digital hanyalah tanda tangan elektronik yang lebih canggih." Mekanismenya berbeda dengan jaminan yang lebih kuat, terutama soal integritas.

"Kalau saya tanda tangan pakai gambar, dokumennya tidak bisa diubah." Bisa. Hanya tanda tangan digital yang mendeteksi perubahan.

"Sertifikat apa pun boleh dipakai." Untuk tanda tangan tersertifikasi di Indonesia, sertifikat harus berasal dari PSrE yang diakui.

Contoh sehari-hari

Seorang freelancer desain menerima perjanjian kerja sama dari klien dalam bentuk PDF. Ia membuka dokumen di Tanda Tangan PDF, memaraf setiap halaman, menandatangani halaman terakhir, lalu flatten dan mengirimnya kembali dari email kerjanya. Seminggu kemudian klien mengirim versi "final" yang sudah ditandatangani mereka. Sebelum diarsipkan, ia membandingkannya dengan versi yang ia kirim memakai Bandingkan PDF dan memastikan tidak ada pasal yang berubah. Lima belas menit, tanpa printer, dan semua catatan tersimpan rapi.

Penutup

Pakai tanda tangan elektronik, berupa tanda tangan yang digambar atau diketik lalu ditempatkan di PDF, untuk perjanjian sehari-hari yang diterima pihak lain. Lindungi file yang sudah ditandatangani dengan flatten dan kata sandi, simpan catatannya, dan bandingkan salinan yang dikirim balik. Pakai tanda tangan tersertifikasi saat hukum, regulator, atau penerima mensyaratkannya, atau saat taruhannya membutuhkan bukti yang lebih kuat, dan bubuhkan sebagai langkah terakhir setelah semua pengeditan lain.

Mengetahui mana yang Anda butuhkan mencegah berkas ditolak dan memberi Anda tingkat bukti yang tepat saat diperlukan.